关于下达2014年度到期档案接收计划的通知

二、移交档案范围及内容

请各单位将本单位归档保存的2003年以前（含2003年）的永久、长期档案按规定进行整理，并按通知要求移交到市档案馆，同时移交以下与该批档案相配套的附属材料：

（1）档案实体数字化扫描件(必须为PDF格式);

（2）书本式案卷目录；

（3）书本式全引目录；

（4）文件级机读目录；

（5）组织机构沿革；

（6）全宗介绍；

（7）大事记；

（8）各类有保存价值的出版物及内部刊物；

（9）各类有保存价值的参考资料。

三、档案案卷的几点基本要求

1、严格执行国家档案整理规范，保证档案的齐全完整。档案分类要科学合理，组卷要整齐美观，案卷题名准确、简洁，并能反映卷内文件材料内容。卷内文件目录书写工整，案卷封面、备考表填写完备，标签定位整齐，保证卷面整洁。

特别提醒，对以件为单位进行整理的档案，每件同样必须要编写件页号。

2、各单位在进行档案目录的输入输出时，在格式规范上，要统一以市档案局提供的档案管理软件的格式为标准，不得各行其事，确保全市档案能整体统一进行内部网络、电脑机读和书本式检索。

3、档案在进行数字化扫描时，要严格按照《连云港市纸质档案数字化基本要求》进行规范化扫描，扫描件图像要清晰无虚影、无黑边、不歪斜、不缺页，保持档案页面的原尺寸，不放大或缩小；扫描件图像必须一律采用PDF格式，不接收其它格式的档案扫描件，扫描件一律以相应的档号命名。

4、各单位必须认真撰写并移交与该批移交的档案相配套的《组织机构沿革》、《全宗介绍》和《大事记》等附属资料，在移交档案时，对这三个资料，提供一套书本式资料；同时将这三个资料的电子版随同档案的机读目录电子版一同刻制成光盘移交。

5、各单位应严格执行档案工作法律、法规。任何个人和部门不得私自占有和擅自处理档案，不得任意销毁、涂改和丢失档案。

四、移交接收档案的时间

各单位接此通知后，应立即组织开展档案整理工作。准备工作完成后，请及时联系市档案局征集接收处，由征集接收处派员对移交档案的准备情况进行检查验收。验收合格后将档案移交进馆，并办理相关手续。移交工作务必于2014年9月30日前完成。联系电话：市档案局征集接收处85820122。

　　各单位要加强领导、精心组织，确保2014年度到期档案移交进馆工作如期完成。对不按时移交档案的单位，将根据有关规定进行处理。望各单位高度重视，对档案室和档案员的工作在人力、财力和时间上给予大力支持，确保本单位顺利完成到期档案的进馆任务。

 

 

 

                                    连云港市档案局

2014年3月31日