关于开展档案工作“双随机”抽查(第二批)的预备通知

各县区档案局、市各有关单位：

根据《连云港市档案局关于印发<市档案局“双随机、一公开”监管工作实施意见>的通知》（连档〔2018〕14号）精神，市档案局拟于2018年10月18日至11月18日对部分县区档案局（馆）和市直单位开展档案工作“双随机、一公开”抽查。依照相关程序，市档案局于10月初随机抽取产生今年第二批被抽查单位和抽查人员名单。现将有关具体事项通知如下：

一、被抽查单位（10家）

赣榆区档案局（馆）

市委办（市委研究室）

市人大办

市政协

市纪委监委

市委组织部

市人力资源和社会保障局

市环保局

市物价局

交通银行连云港分行

二、抽查人员

金志云、徐继铭、顾峰、王北燕、李飞

三、抽查工作安排

(一)抽查时间

10月18日至11月18日

(二)抽查内容

1.管理体制

(1)档案机构和人员落实情况；

(2)档案人员学习培训情况；

(3)文件材料归档范围和文书档案保管期限表制定情况；

(4)档案安全保管保密制度、利用借阅、鉴定销毁等制度建设情况。

2.资源建设

(1)各部门形成的文件材料是否按照归档范围收集齐全完整；

(2)每年形成的照片、实物等其他载体档案收集情况；

(3)各种门类的档案是否集中统一管理；

(4)是否采用专业档案信息管理系统或档案管理模块开展档案工作。

3.安全保障

(1)是否配置安全保存档案的专门库房；

(2)是否配备防盗、防火、防潮、防高温、防有害生物等必要的设施设备；

(3)电子文件归档和安全管理情况；

(4)是否按照规定销毁档案；

(5)是否存在损毁、丢失、涂改、伪造以及擅自转让、出卖等档案违法行为。

4.利用及移交

(1)档案借阅登记；

(2)档案资源开发利用；

(3)按期报送统计结果；

(4)定期向档案馆移交档案和档案数字化情况。

(三)抽查程序

1.采取听取汇报和实地查看的方式进行，被抽查单位需提供书面材料；

2.对抽查中发现的问题根据档案法律法规和规章的有关规定提出具体整改意见，现场填写《档案工作随机抽查现场记录表》。

3.严格按照“一抽查一通报”的要求，对抽查情况进行书面通报，下达《档案工作执随机抽查反馈意见书》，指出抽查中存在的问题并限期整改，必要时对被抽查单位整改意见的落实情况组织“回头看”。

                                                   

                                                                                                                             

                          连云港市档案局

                                                                        2018年10月9日