关于开展档案工作“双随机”抽查的预备通知

各县区档案局、市各有关单位：

根据《连云港市档案局关于印发<市档案局“双随机、一公开”监管工作实施意见>的通知》（连档〔2018〕14号）精神，市档案局拟于2018年8月20日至9月20日对部分县区档案局（馆）和市直单位开展档案工作“双随机、一公开”抽查。依照相关程序，市档案局于8月初随机抽取产生今年第一批（共分两批）被抽查单位和抽查人员名单。现将有关具体事项通知如下：

一、被抽查单位（22家）

灌南县档案局（馆）

海州区档案局（馆）

市委政法委

市委党校

市委农工办

市科学技术局

市旅游局

市粮食局

市地震局

银监会连云港监管分局

市文化广电新闻出版局

市人民政府金融工作办公室

市盐务管理局

江苏省连云港工贸高等职业技术学校

江苏财会职业学院

新海实验中学

师专二附小

市第二人民医院

市城市照明管理处

市机关事业单位社会保险管理处

市重点文物保护研究所

市市区水工程管理处

二、抽查人员

臧秀柏、金志云、徐继铭

三、抽查工作安排

(一)抽查时间

8月20日至9月20日

(二)抽查内容

1.管理体制

(1)档案机构和人员落实情况；

(2)档案人员学习培训情况；

(3)文件材料归档范围和文书档案保管期限表制定情况；

(4)档案安全保管保密制度、利用借阅、鉴定销毁等制度建设情况。

2.资源建设

(1)各部门形成的文件材料是否按照归档范围收集齐全完整；

(2)每年形成的照片、实物等其他载体档案收集情况；

(3)各种门类的档案是否集中统一管理；

(4)是否采用专业档案信息管理系统或档案管理模块开展档案工作。

3.安全保障

(1)是否配置安全保存档案的专门库房；

(2)是否配备防盗、防火、防潮、防高温、防有害生物等必要的设施设备；

(3)电子文件归档和安全管理情况；

(4)是否按照规定销毁档案；

(5)是否存在损毁、丢失、涂改、伪造以及擅自转让、出卖等档案违法行为。

4.利用及移交

(1)档案借阅登记；

(2)档案资源开发利用；

(3)按期报送统计结果；

(4)定期向档案馆移交档案和档案数字化情况。

(三)抽查程序

1.采取听取汇报和实地查看的方式进行，被抽查单位需提供书面材料；

2.对抽查中发现的问题根据档案法律法规和规章的有关规定提出具体整改意见，现场填写《档案工作随机抽查现场记录表》。

3.严格按照“一抽查一通报”的要求，对抽查情况进行书面通报，下达《档案工作执随机抽查反馈意见书》，指出抽查中存在的问题并限期整改，必要时对被抽查单位整改意见的落实情况组织“回头看”。

 

 

 

                                 连云港市档案局

                                2018年8月15日