各有关单位:
为加强我市在政府职能转变和机构改革中档案的管理,保证国家档案的安全完整,防止档案泄密和流失,合理处理机构变动单位档案的归属与流向,根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》规定要求,按照《江苏省市县政府职能转变和机构改革的意见》(苏办发〔2014〕31号)及《连云港市档案馆收集档案范围实施细则》(连委办发〔2016〕14号)的要求,现就机构改革中档案管理的有关事项通知如下:
一、高度重视机构改革中的档案管理工作
机构变动单位的档案是其历史活动和过程的真实纪录,是备以查考的历史依据和真实凭证,是不可再生的宝贵资源,也是国家档案资源的重要组成部分。各单位应从对历史对未来负责的高度,依法重视和加强机构改革中档案管理工作。所有机构变动单位的档案工作均由该单位的一把手负总责,做到档案工作与机构改革工作同部署同落实,科学制订档案管理和处置方案,并报县级档案行政管理部门审核同意。属于“撤、并、转”的单位,要明确专门的机构和人员负责档案的处置,按照相关规定做好档案的整理与移交工作,严格办理交接手续,档案处置不到位,机构和人员不能散。新组建的单位和机构改革中职能发生变化的单位要及时明确档案管理机构和档案管理人员,建立健全档案管理工作制度,有序地开展档案管理工作,同时要按照“三定”规定和新设立的内设机构,重新编制好本单位文件材料归档范围和保管期限表,报市级档案行政管理部门审核同意后实施。
二、明确机构改革单位档案的归属与流向
根据国家档案法规,机构改革单位档案的处置要以维护单位历史真实性和完整性为原则,各单位在原机构变动前形成的文字、图表、声像、电子、实物等全部档案(除在职人员和离退休人员的人事档案以外)为一个整体,不得分散。其归属和流向按以下规定执行:
(一)撤销、不再保留的机构,其全部档案由原单位直接向市级国家综合档案馆移交。
(二)原机构已撤销,其职能整体并入其它机构且在其它机构仍加挂原机构牌子或对外继续使用原机构名称的单位,已设立全宗号的单位档案由原单位直接向市级国家综合档案馆移交。未设立全宗号的单位档案原则上交原主管部门档案室。
(三)由两个或两个以上的机构合并组建为一个新的机构,其全部档案由原单位或者新组建的单位按原机构全宗直接向市级国家综合档案馆移交,不得分散。新组建的单位所形成的档案按新单位名称另立全宗管理。
(四)机构保留,但职能与业务范围部分发生变动的单位,原全宗号继续保留,原有档案不得随职能调整而调整,保持档案的完整性。
(五)机构保留,但隶属关系发生改变的单位,已设立全宗号的单位档案仍由原单位保管不变;未设立全宗号的单位档案原则上交原主管部门档案室,隶属关系发生改变后形成的档案按新的主管部门档案室规定移交。
(六)新组建的独立机构,自组建之后独立管理好档案,保管到规定期限后再由市级国家综合档案馆分配档案全宗号,办理档案移交手续。
在机构变动中凡发生档案归属争议等问题,由市级档案行政管理部门负责协调解决,有关单位不得擅自处理。
三、保证机构改革中移交档案的质量
凡向国家综合馆或新的主管部门档案室移交的档案必须符合档案管理的标准规范,各移交单位要对应移交全部档案进行系统整理、编目,不得分散,编制好移交清册。各类档案整理规范及检索工具编制要求如下:
(一)文书档案的整理,2000年以前档案以卷为单位进行整理。2001年以后的档案按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)以件为单位进行整理的,保持原样不变。
(二)科技档案的整理,须符合《科技档案案卷构成一般要求》(GB/11822-2008)的要求。
(三)专业档案的整理,不同的专业档案要符合相关专业档案整理规范的要求,如会计档案符合《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)和《会计档案案卷格式》(DA/39-2008)的要求。
(四)特殊载体档案的整理,不同的特殊载体档案要符合各自的整理规范要求。如印章档案符合《印章档案整理规则》(DA/T40-2008)的要求,照片档案符合《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)的要求,电子档案符合《电子档案移交与接收办法》(档发〔2012〕7号),实物档案可参照我市关于公务礼品档案管理工作的有关要求。
(五)全宗介绍。各单位须按照《全宗指南编制规范》(DA/T14-94)编写该单位的全宗介绍。
(六)编研资料。移交档案时,同时移交本单位的组织机构沿革、大事记等有关材料。
四、切实做好机构改革中的档案移交工作
凡涉及机构改革的单位,都要按照档案归属与流向的规定,做好档案的移交工作。
(一)移交内容。机构改革中凡属于直接向市级国家综合档案馆或新的主管部门档案室移交档案的单位,其移交的档案是指原机构存续时保管和形成的及机构改革过程中形成的全部档案资料,档案种类包括文书档案、基建和科研等各种科技档案、会计和专业等各种专门档案、死亡人员的人事档案、公务礼品档案、照片和印章等特殊载体档案。资料主要包括各种业务职能活动的资料、出版物及基础数据汇编、大事记等。
各单位划定为短期的文书档案由本单位机构改革档案工作领导小组研究处置,并造好销毁清册附案卷目录一套报市级综合档案馆备案。
(二)移交要求。凡涉及机构改革的单位,要认真按照《中华人民共和国档案法》等法规及本通知的规定要求,在单位机构改革工作完成后30天内完成档案移交任务。由原单位或者职能机构的工作人员将完成了系统整理、检索工具编制的全部档案及电子目录数据,编制好移交清册,直接向市级国家综合档案馆移交或者本通知规定的有关单位档案室移交。移交档案时,必须移交相应的纸质目录和电子目录各一式两套及全宗介绍。有条件的单位可完成档案全文数字化,同步移交档案全文数据。
五、严肃查处机构改革中档案违法违纪行为
机构改革的各单位要严格按照报市档案行政管理部门审核同意的档案管理和处置方案开展工作。任何单位和个人都不得私自带走、留存、涂改、转移、丢失和销毁档案,并要保质保量按时移交档案,不得拒绝移交档案或将档案据为己有。机构改革中,凡违反《中华人民共和国档案法》和《江苏省档案管理条例》及本通知的有关规定有下列行为的,依法予以惩处:
(一)损毁、丢失属于国家所有的档案的;
(二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的;
(三)涂改、伪造档案的;
(四)擅自出卖或转让国家所有的档案的;
(五)倒卖牟利或者擅自将档案出卖、赠送给外国人的;
(六)不按规定归档或不按期移交以及私自将档案据为己有的;
(七)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;
(八)档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的。
各机构变动单位要严格执行上述规定,并根据工作实际提出本单位档案归属与流向的意见,在机构改革前报市级档案行政管理部门审查同意后实施。档案行政部门要积极履责,提前介入,加强指导,严肃执法,确保本通知精神落到实处。
连云港市档案局
2016年7月13日
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