关于印发《连云港市纸质档案数字化基本要求》的通知
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发布日期:2017-02-24 浏览次数:
市各有关单位:
根据国家档案局《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)、《江苏省档案数字化安全保密管理规定(试行)》等有关标准规范的要求,为进一步规范纸质档案数字化加工和数字化成果接收工作,我局对原《连云港市纸质档案数字化基本要求》(连档〔2010〕20号)进行了修订完善,现印发给你们,请认真遵照执行。
连云港市档案局
2017年2月22日
连云港市纸质档案数字化基本要求
本要求规定了纸质档案数字化的主要技术标准和管理规范。纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理、安全保密等。
一、档案整理
在扫描之前,根据档案管理情况,按下述步骤对档案进行适当整理,并视需要作出标识,确保档案数字化质量。
(一)目录数据准备
规范档案目录内容,包括确定档案目录的著录项、字段类型和长度,并对错误或不规范的目录数据进行修改。
(二)拆除装订
在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
(三)区分扫描件和非扫描件
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。扫描文件区分的原则是:无关和重复的文件,以及文件形成过程中所产生的最后稿本外的其他各种稿本、参考资料、文件处理单等要剔除。
(四)页面修整
破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。
(五)档案整理登记
制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单。
(六)装订
扫描工作完成后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时,应注意保持档案的排列顺序不变;尽可能按原装订孔装订,不打新孔;案卷不掉页、左边和底边整齐,做到安全、准确、无遗漏。
二、目录建库
(一)数据格式选择
目录建库应选择通用的数据格式,向国家综合档案馆移交时应转换为DBF格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。
(二)档案著录
按照要求进行著录,建立档案目录数据库。
(三)目录数据质量检查
核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确,发现不合格的数据应要求进行修改或重录。
三、档案扫描
(一)扫描方式
根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台扫描,或者使用数码相机联机翻拍的方式进行数字化转换,也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。
纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
(二)扫描色彩模式
纸质档案页面为黑白二色,字迹清晰,不带照片(插图)的,可采用黑白二值扫描。纸质档案中有红头、印章或有彩色照片(插图)的页面必须采用彩色模式扫描。字迹不清晰或有黑白照片(插图)的页面必须采用灰度模式扫描。
照片档案中,彩色照片采用彩色方式扫描,黑白照片采用灰度模式扫描。
(三)扫描分辨率
纸质档案采用黑白二值、灰度、彩色模式进行扫描时,其分辨率应≥300DPI,其中彩色模式颜色为24Bit 真彩色。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。形成电子文件的最终存储格式优先选用“双层PDF” 格式,文件名称必须以该文件的档号命名,以方便同后续的基础数据库相挂接。
对于所扫描的照片,以常见5英寸照片大小(3.5×5英寸)为参照,扫描分辨率≥600DPI,颜色为24Bit 真彩色;对于所扫描底片以还原5英寸照片为参照,扫描分辨率≥1500DPI;对于其它太大或太小的照片,扫描分辨率可作相应的调整,照片幅面≥10英寸时,可以适当降低分辨率但不能低于300DPI;对于一些涉及重要历史事件和人物的照片,其扫描分辨率可在此基础上适当增加。形成电子文件的最终存储格式选用“TIFF”或“JPEG” 格式,文件名称必须以该张照片档案的档号命名,以方便同后续的基础数据库相挂接。
纸质档案采用黑白二值、灰度、彩色模式进行扫描时,其分辨率应≥300DPI,其中彩色模式颜色为24Bit 真彩色。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。形成电子文件的最终存储格式优先选用“双层PDF” 格式,文件名称必须以该文件的档号命名,以方便同后续的基础数据库相挂接。
对于所扫描的照片,以常见5英寸照片大小(3.5×5英寸)为参照,扫描分辨率≥600DPI,颜色为24Bit 真彩色;对于所扫描底片以还原5英寸照片为参照,扫描分辨率≥1500DPI;对于其它太大或太小的照片,扫描分辨率可作相应的调整,照片幅面≥10英寸时,可以适当降低分辨率但不能低于300DPI;对于一些涉及重要历史事件和人物的照片,其扫描分辨率可在此基础上适当增加。形成电子文件的最终存储格式选用“TIFF”或“JPEG” 格式,文件名称必须以该张照片档案的档号命名,以方便同后续的基础数据库相挂接。
(四)扫描登记
认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单,登记扫描的页数,核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法。
认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单,登记扫描的页数,核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法。
四、图像处理
(一)图像数据质量检验
对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像的处理。发现文件漏扫时,应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。
(二)纠偏
对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正,保证数字图像偏斜不超过页面内半个文字,偏斜角度小于1度。
(三)去污
去除数字图像中影响可懂度的杂质。档案数字化图像的去污,应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则。
(四)图像拼接
对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,应进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性。
五、图像存储
(一)用于代替原件保存和需要移交至国家综合档案馆的档案,采用多页双层PDF格式存储。用于提供网络查询的扫描图像,也可存储为JPEG、CEB、PDF或其他格式。
(二)图像文件的命名
命名原则以纸质档案目录数据库为依据,将每一份图像文件命名为档案目录数据库中该份文件的档号。通过档号的一致性和唯一性,建立一一对应的关联关系,为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
六、数据挂接
(一)汇总挂接
档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库,通过质检环节确认为“合格”后,通过在线或离线方式加载到数据服务器。通过编制程序或借助相应软件,可实现目录数据对相关联的数字图像的批量、快速挂接。
(二)交接登记
认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单,记录数据关联后的页数,核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理办法。
七、数据验收
(一)目录数据验收
以全宗的一个或多个目录为单元,随机抽查5%的数据,对条目数量及其著录项目内容的准确性进行逐条检查。其中,档号的合格率要求达到100%,其他项目抽检合格率要求达到100%。(合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数 ×100%)
(二)图像数据验收
以全宗的一个或多个目录为单位,随机抽查5%的条目数据相对应的图像数据,对图像数量及其图像内容的准确性进行检查。图像应符合本要求中所规定的分辨率、文件格式及色彩模式。图像文件的命名必须与条目档号相一致,一致率要100%;扫描图像完整性要求100%正确,完整性包括不准缺页、漏页。图像的倾斜度、清晰度、整洁度等技术指标,要求抽检合格率达到100%。(合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数×100%)
八、数据备份
(一)备份范围
经验收合格的完整数据应及时进行备份。
(二)备份方式
为保证数据安全,备份载体的选择应多样化,可采用在线、离线相结合的方式实现多套多介质备份,并注意异地保存。在线备份,目录和扫描档案一般都应采用磁盘、磁带库等载体实行在线存储备份,保证档案的利用与安全。离线备份,凡需要移交至国家综合档案馆的档案,应采用离线方式进行刻盘备份。备份载体可选用DVD光盘,目录应与其相应的扫描档案保存在同一光盘上。
(三)数据检验
备份数据也应进行检验。备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
(四)备份标签
数据备份后应在相应的备份介质上做好标签,以便查找和管理。
(五)备份登记
填写纸质档案数字化备份管理登记表单。
九、成果管理
(一)可选用在线和离线方式,配合相应的软件对数字化成果进行管理。
(二)应加强对纸质档案数字化成果的管理,确保其安全、完整和长期可用。
(三)纸质档案数字化成果提供网上检索利用时,应添加制作单位的电子标识,并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。
十、安全保密
档案数字化过程及成果的安全保密工作按《江苏省档案数字化安全保密管理规定(试行)》执行。
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