各有关单位：
档案数字化是利用扫描仪等数码设备对纸质、照片、录音、录像等各类载体的档案进行数字化加工。开展档案资源数字化工作是加快实现档案的现代化管理，方便检索和提供利用的一项重要的基础性工作。为切实保证各类档案在数字化过程中的信息和实体安全，各单位在本单位档案数字化加工工作中应严格按照国家保密法律法规、档案法律法规以及《政府信息公开条例》的相关规定开展。现将有关要求通知如下：
一、加强对档案数字化生产加工各个环节的管理
1、档案数字化生产加工必须按划定的档案范围进行。
2、在档案数字化生产加工过程中，必须严格遵守以下保密要求：
（1）涉密档案、非政务公开文件的数字化加工场所必须设在单位，按临时保密要害部位进行管理。
（2）档案原件必须严格按照档案管理要求，履行出入库手续和交接手续。
（3）在档案数字化生产加工过程中 ，必须有本单位工作人员在场进行全程监督，及时解决生产加工中出现的问题，排除泄密隐患。
（4）必须与承办档案数字化生产加工单位签订保密协议，明确保密义务和责任。
3、生产加工完成后，承办单位应当将生产加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质全部移交档案部门，不得擅自复制或留存，并办理移交手续。
二、加强对档案数字化生产加工设备的管理
1、档案数字化生产加工过程中所使用的扫描仪、声频（视频）采集卡等设备，必须符合有关保密技术标准和保密要求，并按涉密设备进行管理和使用。不得使用无保密保障的扫描设备。
2、档案数字化生产加工所使用的计算机及其存储介质，应当严格遵守计算机有关保密管理规定。
（1）根据所处理档案的最高密级，确定计算机及其存储介质的密级，采取相应的保密技术防护措施，安装外联监管软件和移动存储介质管理系统，并登记报保密行政主管部门备案。
（2）使用的计算机应加装封条，并与相关设备组成专用网络，与其他网络实行物理隔离，禁止接入互联网或单位内部局域网。不得安装具有无线互联功能的硬件模块和联接无线鼠标、键盘等无线互联的外围设备。任务完成后，应当继续按涉密计算机使用、管理，或者拆除硬盘。
(3)使用的硬盘、移动硬盘、U盘、光盘等存储介质，按涉密载体进行管理，不得在非涉密计算机及其网络上使用。
三、加强对生产加工场所的管理
1、有条件的单位应在生产加工场所安装监控摄像头和录像设备，全程摄录加工现场情况。
2、生产加工场所应有专门的休息室或储物柜，便于工作人员存放私人物品。严禁将手机、数码相机、数码摄像机、私有移动存储介质等设备带入生产加工场所。
四、有关要求
各单位在开展本单位档案的数字化工作时，必须选择有相关资质的单位进行。开展档案数字化生产加工前，应将拟委托开展本单位档案数字化的公司资质和加工场所、设施设备以及保密管理等情况报同级档案行政管理部门和保密工作部门检查审核。经检查符合档案数字化加工条件的，方可开展本单位档案的数字化工作。
二〇一〇年六月十三日
